Koszt faktoringu. Z czego naprawdę się składa

Gdyby koszt faktoringu dało się opisać jedną liczbą, ten wpis byłby niepotrzebny. Problem polega na tym, że składników jest kilka, działają w różnych momentach i w różny sposób zależą od czasu. Dlatego dwie oferty z tą samą prowizją potrafią różnić się realnym kosztem o kilkadziesiąt procent.

Najczęstszy błąd, jaki widzę u klientów porównujących oferty, polega na wpisaniu do arkusza jednej liczby z każdej propozycji i wybraniu najniższej. Ta sama stawka prowizji przy innym sposobie naliczania odsetek i innej tabeli opłat daje zupełnie inny rachunek na koniec kwartału.

Poniżej rozkładam koszt na części pierwsze. Bez stawek, bo każdy cennik jest inny. Za to z mechanizmami: od czego zależy każdy składnik, co go podnosi i jak sprawdzić, ile wyjdzie akurat u Ciebie.

Składniki, które znajdziesz w prawie każdej umowie

Każdy składnik osobno: jak naprawdę się nalicza

Karty powyżej to skrót. Żeby ocenić ofertę, trzeba wiedzieć, od czego liczy się podstawa i co ją zmienia.

Prowizja przygotowawcza

Naliczana raz, od przyznanego limitu albo jako kwota stała. To jest różnica, która potrafi zaskoczyć: przy naliczeniu od limitu większy limit oznacza wyższą opłatę, nawet jeśli nie zamierzasz go wykorzystywać w całości. Warto zatem brać limit dopasowany do realnego obrotu, a nie największy możliwy „na zapas".

Sprawdź w umowie dwie rzeczy: czy prowizja odnawia się przy przedłużeniu na kolejny okres (w części cenników to opłata roczna, nie jednorazowa) i czy jest zwracana, gdy limit ostatecznie nie zostanie uruchomiony.

Prowizja faktoringowa od faktury

Podstawą jest zwykle wartość brutto faktury, czyli razem z VAT. To istotne, bo VAT podnosi podstawę naliczenia, mimo że nie jest Twoim przychodem. Prowizja jest pobierana przy zgłoszeniu faktury, niezależnie od tego, czy odbiorca zapłaci następnego dnia czy po trzech miesiącach. Z punktu widzenia rachunku to koszt niezależny od czasu.

Co ją zmienia: jakość portfela odbiorców, wariant produktu (pełny jest droższy od tego z regresem), wolumen faktur i to, czy odbiorca jest już znany faktorowi. Zapytaj, czy cennik jest progowy, bo przy rosnącej sprzedaży spadek stawki po przekroczeniu obrotu zmienia rachunek.

Odsetki za finansowanie

To jedyny składnik, który zależy od czasu, i dlatego on decyduje o tym, że pozornie identyczne oferty się rozjeżdżają. Nalicza się od wypłaconej zaliczki, za okres od dnia wypłaty do dnia zapłaty przez odbiorcę. Konstrukcja stawki jest zwykle dwuczłonowa: wskaźnik rynkowy plus marża faktora. Wskaźnik jest poza kontrolą obu stron i się zmienia, marża jest tym, co negocjujesz.

W tym miejscu kryją się trzy pytania, których większość osób nie zadaje.

• Od kiedy biegnie naliczanie. Od wypłaty zaliczki, od daty wystawienia faktury czy od daty zgłoszenia? Różnica kilku dni na każdej fakturze, przy dużej liczbie dokumentów, robi się widoczna.
• Do kiedy biegnie. Do dnia wpływu środków na rachunek faktora czy do dnia rozliczenia operacji? Bywa, że rozliczenie następuje kilka dni po wpływie i te dni są płatne.
• Jak liczona jest podstawa. Od kwoty wypłaconej zaliczki czy od pełnej wartości faktury? To zasadnicza różnica, bo faktor nie wypłaca całej faktury od razu, więc naliczanie od pełnej wartości oznacza płacenie za pieniądze, których nie dostałeś.

Opłaty obsługowe

Pojedynczo drobne, w sumie potrafią przewyższyć różnicę w prowizji między ofertami: weryfikacja nowego odbiorcy, zmiana jego limitu, monit, raport, aneks, przewalutowanie przy sprzedaży zagranicznej. Ich wagę ocenia się przez pryzmat własnego trybu pracy: przy stałym portfelu trzech odbiorców będą nieistotne, przy ciągle nowych kontrahentach staną się głównym składnikiem.

Dlaczego sama prowizja nic nie mówi

Prowizja jest naliczana od wartości faktury, a odsetki od czasu finansowania. Weź dwie faktury o tej samej kwocie: jedną z terminem siedmiu dni, drugą z terminem dziewięćdziesięciu. Prowizja będzie identyczna, ale część odsetkowa zupełnie inna. Firma sprzedająca na długich terminach zapłaci realnie znacznie więcej przy tej samej stawce z cennika.

Ten sam cennik, dwie różne firmy

Wyobraź sobie dwie firmy, które dostają dokładnie tę samą ofertę: identyczna prowizja od faktury, identyczna marża odsetkowa, identyczna tabela opłat. Pierwsza sprzedaje do sieci handlowej na bardzo długim terminie płatności, i to dla niej jest powód, dla którego w ogóle szuka faktoringu. Druga sprzedaje usługi na krótkim terminie, a faktoring bierze tylko po to, żeby wyrównać nierówny wpływ środków w miesiącu.

U pierwszej firmy część odsetkowa jest wielokrotnością tego, co płaci druga, bo pieniądze pracują u niej wielokrotnie dłużej. Prowizja jest w obu przypadkach taka sama. Efektywny koszt w stosunku do wartości sprzedaży, czyli jedyna miara porównywalna między ofertami, wypada zupełnie inaczej.

Konsekwencja praktyczna jest niewygodna dla sprzedawców faktoringu: firma z długimi terminami powinna negocjować przede wszystkim marżę odsetkową, a firma z krótkimi przede wszystkim prowizję od faktury i kwotę minimalną. Ten sam upust procentowy udzielony na różnych składnikach ma zupełnie inną wartość dla każdej z nich.

Kiedy termin i okres finansowania to nie to samo

Termin płatności na fakturze to deklaracja, a okres finansowania to fakt. Jeżeli Twoi odbiorcy zwyczajowo płacą po terminie, odsetki naliczają się przez cały ten dłuższy czas. Dlatego kalkulacja oparta na terminach z faktur bywa optymistyczna, a jedyna uczciwa opiera się na rzeczywistych datach wpływu z wyciągu.

Opłaty, które zaskakują po podpisaniu

• Opłata za niewykorzystany limit. Jeśli weźmiesz wysoki limit i zgłaszasz niewiele faktur, możesz płacić za samą gotowość. Przy nierównym, sezonowym obrocie to potrafi zaboleć.
• Weryfikacja nowego odbiorcy. Każdy nowy kontrahent to osobna analiza. Przy często zmieniającym się portfelu suma tych opłat rośnie.
• Monity i wezwania. Naliczane, kiedy odbiorca spóźnia się z zapłatą. Uwaga: opóźnienie jest po jego stronie, a opłata bywa po Twojej.
• Okres tolerancji po terminie. Sprawdź, ile dni po terminie faktor finansuje jeszcze bez dodatkowych kosztów i co dzieje się po ich upływie.
• Minimalna kwota prowizji. Przy drobnych fakturach kwota minimalna potrafi dać efektywny koszt wielokrotnie wyższy, niż wynikałoby ze stawki.

Co się dzieje z kosztem, gdy odbiorca się spóźni

To jest scenariusz, o który pyta najmniej osób, a zdarza się najczęściej. Warto rozumieć, że opóźnienie odbiorcy uruchamia zwykle kilka mechanizmów naraz, a nie jeden.

Kto ostatecznie ponosi te koszty

Odpowiedź zależy od umowy i to jest jedno z pierwszych miejsc, które sprawdzam w dokumentach klienta. Logika bywa nieintuicyjna: opóźnienie jest po stronie odbiorcy, a obciążenie trafia do faktoranta, czyli do Ciebie, bo to Ty jesteś stroną umowy z faktorem. Faktor rozliczy się z Tobą, a Ty ewentualnie z odbiorcą.

Masz w tej drugiej relacji narzędzie ustawowe. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie oraz do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, naliczanej od każdej transakcji. To działa niezależnie od faktoringu i warto o tym pamiętać, bo część kosztu opóźnienia da się przerzucić tam, gdzie powstał. Sprawdź tylko w umowie faktoringu, komu przysługują te roszczenia po cesji, bo prawo do odsetek za opóźnienie może przejść na faktora razem z wierzytelnością.

Faktoring pełny a z regresem: za co dokładnie dopłacasz

Różnica w cenie między tymi wariantami nie jest marżą handlową, tylko ceną konkretnego ryzyka. W faktoringu z regresem faktor finansuje, ale jeśli odbiorca nie zapłaci, obowiązek zwrotu wraca do Ciebie. W pełnym faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności odbiorcy i sam zostaje ze stratą.

W cenie faktoringu pełnego siedzą trzy rzeczy: koszt ubezpieczenia albo własnego ryzyka faktora, koszt głębszej analizy odbiorców oraz węższe limity na poszczególnych kontrahentów. Dlatego przy tym wariancie częściej zdarza się, że faktor odmówi finansowania konkretnego odbiorcy, zamiast po prostu podnieść cenę.

Co da się wynegocjować, a czego nie

Negocjacja w faktoringu jest możliwa szerzej, niż się wydaje, ale trzeba wiedzieć, gdzie jest przestrzeń, a gdzie jej nie ma. Pchanie się w niewłaściwe miejsce kosztuje tylko czas i wiarygodność.

Zwykle negocjowalne

• Marża odsetkowa. Najczęstsze pole ustępstw, zwłaszcza przy większym wolumenie i dobrych odbiorcach.
• Prowizja przygotowawcza. Bywa obniżana albo umarzana, szczególnie gdy konkurencja złożyła ofertę i o tym wiesz.
• Kwota minimalna prowizji. Realne pole, jeśli wystawiasz dużo drobnych faktur i potrafisz to pokazać danymi.
• Opłata za niewykorzystany limit. Często do usunięcia albo obniżenia, zwłaszcza przy sprzedaży sezonowej, gdzie łatwo uzasadnić nierówne wykorzystanie.
• Okres tolerancji po terminie. Jego wydłużenie bywa tańsze do uzyskania niż obniżka stawki, a przy odbiorcach płacących nieregularnie warte więcej.
• Wysokość zaliczki. Czyli jaka część faktury wypłacana jest od razu. To nie jest koszt, ale wpływa na to, ile realnie dostajesz.

Zwykle nienegocjowalne

• Wskaźnik rynkowy w stawce odsetkowej. Nie zależy od faktora, więc nie ma czego negocjować. Negocjuje się marżę doliczaną do niego.
• Zasady weryfikacji odbiorców. To element polityki ryzyka instytucji, nie cennik.
• Limity na konkretnych kontrahentów. Wynikają z oceny tych kontrahentów, nie z Twojej siły negocjacyjnej. Da się je zmienić lepszymi danymi o odbiorcy, nie rozmową o cenie.
• Podstawowa konstrukcja produktu. Regres, cesja, zakres odpowiedzialności. Tu wybierasz wariant, nie negocjujesz.

Jak metodycznie porównać dwie oferty

Poniżej kolejność, której trzymam się przy każdym porównaniu. Najważniejsze jest, żeby nie zaczynać od cennika.

Koszt, którego nie ma w tabeli opłat: wyłączność

Część umów zawiera zobowiązanie do zgłaszania wszystkich faktur albo wszystkich faktur od wskazanych odbiorców. Brzmi jak formalność, a jest realnym kosztem, tylko niewidocznym w cenniku.

Mechanizm jest prosty. Bez wyłączności finansujesz tylko te faktury, które tego wymagają: długie terminy, duże kwoty, moment napięcia w kasie. Z wyłącznością płacisz prowizję także od faktur, które odbiorca zapłaciłby szybko, więc koszt rośnie proporcjonalnie do obrotu, a korzyść nie.

Druga warstwa to utrata możliwości porównania. Gdy cały obrót idzie przez jednego faktora, sprawdzenie konkurencji wymaga rozwiązania umowy, a nie równoległego testu. Przy wypowiedzeniu liczonym w miesiącach przez ten czas nie masz alternatywy.

Wyłączność nie jest zawsze zła, bo bywa wymieniana na wyraźnie lepszą stawkę i wtedy rachunek się domyka. Warto go tylko policzyć, zamiast podpisywać klauzulę jako element standardowy.

VAT i ujęcie podatkowe kosztów faktoringu

Zastrzeżenie na wstępie, i mówię to każdemu klientowi: to jest obszar, w którym ostatnie zdanie należy do Twojej księgowej albo doradcy podatkowego, bo szczegóły zależą od formy działalności, rodzaju usługi i konstrukcji konkretnej umowy. Poniżej tylko ogólna mapa, żeby wiedzieć, o co zapytać.

• Faktoring jest usługą finansową o mieszanym charakterze. Traktowanie na gruncie VAT nie jest jednolite dla wszystkich elementów, bo część opłat ma charakter typowo finansowy, a część odpowiada obsłudze wierzytelności. Faktor wystawia dokument rozliczeniowy i to on określa sposób opodatkowania poszczególnych pozycji.
• Sprzedaż wierzytelności nie jest drugą sprzedażą towaru. Fakturę VAT wystawiasz odbiorcy za dostawę albo usługę, i to ona jest podstawą opodatkowania. Przelew tej wierzytelności na faktora nie tworzy nowej podstawy, bo nie sprzedajesz nic dodatkowego.
• Koszty faktoringu są zwykle kosztem uzyskania przychodu. Jako wydatek związany z prowadzoną działalnością i zabezpieczeniem źródła przychodu. Moment ujęcia zależy od rodzaju opłaty i przyjętej metody prowadzenia księgowości.
• Faktoring pomaga przy uldze na złe długi. Ten mechanizm dotyczy wierzytelności niezapłaconych, a jeśli otrzymujesz zapłatę od faktora, problem w dużej mierze nie powstaje. Przy faktoringu z regresem sytuacja się komplikuje, bo w razie zwrotu zaliczki wierzytelność wraca do Ciebie, więc to jest dokładnie pytanie do księgowej.

Pięć pytań przed podpisaniem umowy

Najczęstsze pytania

Czy prowizja liczona jest od kwoty netto czy brutto faktury?

Zwykle od wartości brutto, czyli razem z VAT, i to jest istotne, bo VAT podnosi podstawę naliczenia, mimo że nie stanowi Twojego przychodu. Warto to sprawdzić wprost w umowie, bo sposób ustalenia podstawy różni się między instytucjami, a przy wysokiej stawce podatku różnica netto i brutto przekłada się na zauważalną część rachunku. To samo pytanie zadaj przy zaliczce: czy wypłacany procent liczony jest od netto czy od brutto.

Co jeśli odbiorca zapłaci wcześniej, niż zakładała kalkulacja?

Odsetki za finansowanie naliczają się za faktyczny czas, więc wcześniejsza zapłata je obniża i to działa na Twoją korzyść automatycznie. Prowizja od faktury natomiast zwykle nie jest zwracana ani proporcjonalnie zmniejszana, bo jest opłatą za samą operację, nie za czas. Dlatego przy odbiorcach płacących szybko efektywny koszt faktoringu bywa wysoki mimo krótkiego finansowania, i wtedy warto negocjować przede wszystkim prowizję, a nie stawkę odsetkową.

Czy faktoring bez regresu zawsze jest droższy?

W tej samej instytucji i przy tym samym portfelu odbiorców praktycznie zawsze, bo w cenie siedzi przejęcie ryzyka niewypłacalności. Porównanie między różnymi faktorami może dać inny wynik, ale to porównanie dwóch różnych produktów, a nie dwóch cen. Sensowniej pytać, czy dopłata odpowiada wartości ochrony: jeśli utrata jednego odbiorcy zagroziłaby istnieniu firmy, to nie jest dopłata, tylko ubezpieczenie.

Czy koszty faktoringu mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Co do zasady tak, jako wydatek związany z prowadzoną działalnością i zabezpieczeniem źródła przychodu. Szczegóły, czyli moment ujęcia i sposób potraktowania poszczególnych opłat, zależą od formy działalności i konstrukcji umowy, więc to jest pytanie do księgowej, a nie do doradcy finansowego. Radzę pokazać jej wzór umowy i przykładowy dokument rozliczeniowy jeszcze przed podpisem.

Faktor podał mi jedną stawkę „all in". Czy to dobry znak?

Sam w sobie nie jest ani dobry, ani zły, ale wymaga doprecyzowania. Zapytaj, co dokładnie obejmuje ta stawka i co z niej wypada: czy zawiera weryfikację nowych odbiorców, monity przy opóźnieniu, opłatę za niewykorzystany limit, przedłużenie umowy na kolejny okres. Poproś też o tabelę opłat jako osobny dokument, bo bardzo często istnieje, nawet gdy oferta prezentuje jedną liczbę. Uproszczenie w ofercie jest wygodne, ale rozliczenie odbywa się według umowy i załączników.

Czy faktor może zmienić stawki w trakcie umowy?

Umowy zwykle to przewidują, zarówno przez zmianę wskaźnika rynkowego wchodzącego w skład stawki odsetkowej, jak i przez zmianę taryfy opłat w trybie opisanym w umowie. Sprawdź dwie rzeczy: jakie przesłanki uprawniają do zmiany i jaki masz termin oraz tryb wypowiedzenia, jeśli zmiany nie zaakceptujesz. Klauzula pozwalająca na zmianę bez wskazanych przesłanek i bez prawa wypowiedzenia to miejsce, w którym warto się zatrzymać przed podpisem.

Przeczytaj też