Faktoring dla mikrofirmy i jednoosobowej działalności

Jednoosobowa działalność i mikrofirma mogą korzystać z faktoringu. Przepisy nie stawiają tu żadnej bariery, bo liczy się to, że obrót jest między przedsiębiorcami, a nie jaką formę prawną ma Twoja firma. Praktyka jest jednak bardziej złożona i sprowadza się nie do tego, czy dostaniesz, tylko czy to się będzie opłacać.

Rozmowy z właścicielami małych firm zaczynają się zwykle od tego samego zdania: „to chyba nie dla mnie, ja jestem za mały". Odpowiadam, że skala nie jest tu pierwszym problemem. Pierwszym problemem jest arytmetyka. Przy dużej fakturze koszt liczony procentowo jest widoczny, ale proporcjonalny. Przy drobnej fakturze koszt liczony kwotowo bywa niewidoczny w cenniku i miażdżący w rachunku.

Mikrofaktoring i faktoring online to osobna kategoria

Kiedy mówię klientowi o mikrofirmie „faktoring", często wyobraża sobie to, co widział u większego kontrahenta: wielostronicową umowę, wizytę w oddziale, wymóg sprawozdań. Tymczasem oferty kierowane do najmniejszych firm są konstruowane inaczej i to one są dla mikrofirmy punktem wyjścia, a nie klasyczna umowa przykrojona w dół.

Proces jest zdalny i zautomatyzowany. Rejestracja w panelu, weryfikacja firmy po numerze NIP z publicznych rejestrów, zgoda na pobranie historii rachunku przez usługę dostępu do informacji o rachunku i decyzja podejmowana przez model scoringowy. Człowiek pojawia się dopiero przy sprawach nietypowych. To jest dokładnie ta konstrukcja, która sprawia, że obsłużenie drobnego klienta w ogóle się instytucji opłaca.

Decyzja dotyczy najczęściej pojedynczej faktury, nie całego portfela. Mikrofaktoring częściej działa transakcyjnie: zgłaszasz konkretną fakturę, dostajesz decyzję dla niej, kolejna jest osobną decyzją. Dla firmy o nierównym obrocie to zaleta, bo nie płacisz za gotowość, z której nie korzystasz.

Zakres usługi jest węższy. Przy dużym faktoringu dostajesz administrowanie należnościami, monitoring, raportowanie, czasem ubezpieczenie. Przy mikrofaktoringu dostajesz przede wszystkim pieniądze wcześniej. To uczciwy handel, pod warunkiem że wiesz, czego nie kupujesz.

Jak wygląda proces przy małej skali

Przy mikrofirmie proces jest prostszy niż przy większych umowach i to jedna z niewielu sytuacji, gdzie mała skala działa na Twoją korzyść. Faktor nie ma tu czego analizować przez trzy tygodnie, więc nie analizuje.

Największa różnica względem kredytu leży w tym, czego nie trzeba robić. Nie ma wniosku opisującego cel finansowania, nie ma biznesplanu, nie ma prognozy. Pytanie brzmi „czy ta faktura jest prawdziwa i czy ten odbiorca płaci", a nie „czy ta firma poradzi sobie przez pięć lat".

Co przy małej skali spowalnia decyzję

• Nowy odbiorca, którego faktor nie zna. Weryfikacja świeżego kontrahenta trwa dłużej niż kolejna faktura na sprawdzonego. Jeśli wiesz, że będziesz finansował nowego klienta, zgłoś go zanim wystawisz fakturę.
• Faktura bez śladu wykonania usługi. Brak protokołu odbioru, potwierdzenia dostawy albo zamówienia sprawia, że faktor musi potwierdzać rzecz telefonicznie u odbiorcy. To dzień albo dwa i w dodatku rozmowa, której wolałbyś uniknąć.
• Rachunek prywatny zamiast firmowego. Przy jednoosobowej działalności to częsta praktyka i przy faktoringu zawsze problem. Historia wpływów musi dać się odczytać jako historia firmy.
• Zaległości publicznoprawne. Widoczne zajęcia rachunku albo zaległości w ZUS i urzędzie skarbowym zmieniają ocenę radykalnie, bo faktor liczy się z tym, że wpływy trafią do egzekucji.

Integracje z programami księgowymi oszczędzają realny czas

Brzmi jak drobiazg techniczny, a przy jednoosobowej działalności bywa rozstrzygający. Jeżeli wystawiasz faktury w programie księgowym, sprawdź, czy faktor ma z nim integrację. Popularne w mikrofirmach rozwiązania, takie jak wFirma, ifirma czy Fakturownia, mają zwykle gotowe połączenia z częścią faktorów i wtedy zgłoszenie sprowadza się do kliknięcia przy dokumencie, który i tak wystawiasz.

Dlaczego to ma znaczenie akurat przy małej skali. W dużej firmie zgłaszanie faktur robi osoba w księgowości. W jednoosobowej działalności robisz to Ty, wieczorem, po dniu pracy u klienta. Jeżeli każda faktura oznacza logowanie do osobnego panelu, przepisywanie danych i wgrywanie PDF, to po dwóch miesiącach zaczniesz zgłaszać je zbiorczo raz na jakiś czas, czyli dokładnie wtedy, gdy pieniądze są już potrzebne. Wygoda nie jest tu luksusem, tylko warunkiem, żeby narzędzie działało.

Integracja ma też drugi skutek. Dane idą do faktora dokładnie takie, jakie są w systemie księgowym, więc znikają pomyłki w numerze faktury, kwocie brutto albo terminie płatności. Rozbieżność w tych polach to najczęstszy powód, dla którego zgłoszenie wraca do poprawy, a poprawka kosztuje dzień.

Faktoring pojedynczej faktury bez stałej umowy

Nie musisz podpisywać umowy ramowej na rok, żeby sfinansować jedną fakturę. Istnieje wariant transakcyjny, w którym każda faktura jest osobną sprzedażą wierzytelności i nie bierzesz na siebie stałego zobowiązania.

Kiedy to jest właściwy wybór. Wtedy, gdy potrzeba jest jednorazowa: wpadło duże zlecenie z długim terminem, musisz kupić materiał, a za dwa miesiące wracasz do normalnego rytmu. Albo gdy Twój obrót jest nierówny i przez pół roku nie miałbyś czego zgłaszać, a opłaty za gotowość biegłyby cały czas.

Czego się w zamian spodziewać. Pojedyncza transakcja jest zwykle droższa w przeliczeniu niż ta sama faktura w ramach stałej współpracy, bo faktor za każdym razem ponosi koszt weryfikacji od nowa. Warto policzyć próg: od jakiej liczby faktur w roku stała umowa zaczyna się opłacać. Przy kilku fakturach rocznie wariant transakcyjny prawie zawsze wygrywa, przy regularnym strumieniu proporcje się odwracają.

Na co patrzeć przy małej skali

• Kwota minimalna prowizji. Jak wyżej. Porównaj ją ze średnią wartością swojej faktury, a nie ze stawką z cennika.
• Opłata za niewykorzystany limit. Przy nierównym obrocie miesiącami możesz nie zgłaszać nic, a opłata i tak biegnie.
• Koszt dodania odbiorcy. Mikrofirmy często pracują z wieloma drobnymi kontrahentami, więc te opłaty się sumują.
• Minimalny okres umowy. Roczne zobowiązanie przy sprzedaży sezonowej bywa kosztowne.
• Sposób zgłaszania faktur. Przy jednoosobowej działalności Twój czas jest zasobem. Panel online z integracją do programu księgowego oszczędza go realnie.

Rachunek zrób sam, zanim ktokolwiek pokaże Ci cennik. Weź typową fakturę, zsumuj wszystkie koszty, jakie przy niej powstaną, i podziel to przez kwotę, którą faktycznie dostaniesz wcześniej. Otrzymasz koszt uwolnienia gotówki i dopiero to porównuj z marżą, którą zarobisz na zleceniu sfinansowanym tymi pieniędzmi. Porównywanie samych stawek prowizji między ofertami nie mówi nic, bo różnią się tym, co w tej stawce jest zawarte.

Gdzie naprawdę leży próg wejścia

Faktorzy obsługujący mniejsze firmy zwykle nie stawiają wysokich progów obrotu. Problem jest w strukturze kosztów: przy małych fakturach opłaty o charakterze stałym potrafią dać efektywny koszt nieproporcjonalny do korzyści, niezależnie od tego, jak atrakcyjnie wygląda stawka procentowa.

Drugi próg jest operacyjny. Faktoring wymaga porządku: faktura musi mieć poprawne dane odbiorcy, wskazany termin płatności, potwierdzenie wykonania usługi i rachunek firmowy do rozliczeń. Firma wystawiająca faktury z opisem „usługa" i bez dokumentacji zlecenia napotka tarcie nie dlatego, że jest mała, tylko dlatego, że jej dokumenty nie dają się zweryfikować.

Kiedy faktoring ma sens przy małej skali

Co zrobić, kiedy masz tylko jednego odbiorcę

To najczęstsza sytuacja w mikrofirmach, jakie obsługuję: jeden duży kontrahent generuje niemal cały obrót, reszta to drobiazgi. Z perspektywy faktora jest to układ dwuznaczny i warto rozumieć obie strony tej dwuznaczności, zanim usłyszysz odpowiedź.

Po jednej stronie koncentracja jest ryzykiem. Jeżeli ten jeden odbiorca przestanie płacić, przestaje płacić cały Twój portfel naraz, a przy faktoringu z regresem obciążenie wraca do Ciebie w momencie, w którym nie masz z czego go pokryć. Faktorzy reagują na to limitem na odbiorcę, który w Twoim przypadku potrafi być wiążący wcześniej niż limit ogólny.

Po drugiej stronie jeden duży, wiarygodny odbiorca bywa atutem. Faktor woli ocenić jeden znany podmiot niż piętnaście nieznanych. Jeżeli Twoim jedynym kontrahentem jest sieć handlowa, spółka z udziałem państwa albo duża firma produkcyjna, to koncentracja działa na Twoją korzyść.

Co z tym zrobić praktycznie. Po pierwsze, sprawdź umowę z tym odbiorcą pod kątem zakazu cesji, bo przy jednym kontrahencie taki zapis wyłącza finansowanie w całości, a nie w części. Po drugie, zapytaj wprost o limit na tego odbiorcę, a nie tylko o limit ogólny, bo dopiero ta liczba powie Ci, ile faktycznie sfinansujesz. Po trzecie, potraktuj to jako sygnał biznesowy: uzależnienie od jednego klienta jest ryzykiem samym w sobie, a faktor tylko je nazywa głośno.

Ryczałt a koszty faktoringu

Przy jednoosobowej działalności bardzo często rozliczanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych pojawia się pytanie, które w praktyce zmienia cały rachunek. Odpowiedź jest niewygodna: na ryczałcie nie rozliczasz kosztów uzyskania przychodu, bo podatek liczy się od przychodu według stawki właściwej dla rodzaju działalności. Prowizja faktora, odsetki i opłaty są realnym wydatkiem, ale nie obniżają podstawy opodatkowania.

Konsekwencja jest prosta. Przedsiębiorca na zasadach ogólnych albo podatku liniowym ponosi koszt faktoringu, który częściowo wraca do niego przez niższy podatek. Przedsiębiorca na ryczałcie ponosi koszt w pełnej wysokości. Ten sam produkt, ta sama faktura, a efektywny ciężar inny. Próg opłacalności leży więc wyżej i dokładniej trzeba policzyć, co zrobisz z uwolnioną gotówką.

Jest też kwestia VAT. Usługi faktoringu są co do zasady opodatkowane VAT, więc na fakturze od faktora podatek się pojawi. Czynny podatnik odliczy go na ogólnych zasadach. Przy zwolnieniu podmiotowym VAT staje się częścią Twojego kosztu i trzeba go doliczyć do rachunku opłacalności.

Faktoring a podatki przy JDG

Dwie rzeczy, o które pytają najczęściej właściciele jednoosobowych działalności.

Przychód powstaje przy wystawieniu faktury, a nie przy otrzymaniu pieniędzy od faktora. Sprzedaż wierzytelności nie tworzy przychodu po raz drugi, bo ten sam przychód został już rozpoznany. Faktoring zmienia moment, w którym masz gotówkę, nie moment powstania obowiązku podatkowego.

Koszty faktoringu są kosztem uzyskania przychodu, jeśli służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, a przy finansowaniu bieżącej działalności zwykle służą. Szczegóły zależą od formy opodatkowania, więc to jest moment na rozmowę z księgową, a nie na przyjmowanie mojego słowa.

Jak nie wpaść w spiralę finansowania bieżącego

Tego nie ma w materiałach sprzedażowych, a widzę to regularnie i zawsze według tego samego schematu. Faktoring skraca oczekiwanie na pieniądze, ale kosztuje. Jeżeli marża jest niska, a finansujesz wszystko, co wystawisz, to z każdym miesiącem oddajesz większą część zarobku za to samo przyspieszenie. Firma pracuje, obrót rośnie, a na koncie nic nie zostaje.

Mechanizm pogłębia się sam. Skoro po sfinansowaniu faktury zostaje mniej, to następny miesiąc zaczynasz z mniejszą poduszką, więc musisz sfinansować więcej faktur, żeby domknąć bieżące zobowiązania. Po pół roku finansujesz całą sprzedaż nie dlatego, że tak wybrałeś, tylko dlatego, że nie masz już z czego pokryć kosztów przed wpływami.

Cztery sygnały ostrzegawcze, które warto sprawdzać u siebie co kwartał.

• Udział sfinansowanej sprzedaży rośnie z miesiąca na miesiąc przy niezmienionych terminach płatności odbiorców. Skoro warunki są te same, a finansujesz więcej, to znaczy, że gotówka wycieka gdzie indziej.
• Finansujesz, żeby zapłacić poprzednie zobowiązania, a nie żeby wziąć nowe zlecenie. Pierwsze to łatanie, drugie to inwestycja. Różnica jest fundamentalna i tylko Ty ją widzisz.
• Nie potrafisz powiedzieć, ile faktoring kosztował Cię w ostatnim kwartale. Brak tej liczby oznacza, że koszt nie jest zarządzany, tylko ponoszony.
• Wynik roczny rośnie wolniej niż obrót. Objaw tego, że wzrost jest finansowany z marży, a nie z niej wynika.

Jak temu zapobiegać. Najskuteczniejsza rzecz jest banalna: wlicz koszt finansowania w cenę przy zleceniach z długim terminem płatności. Jeżeli klient chce sześćdziesięciu dni, to te sześćdziesiąt dni ma swoją cenę i albo ją zapłaci w cenie usługi, albo zapłacisz ją Ty z własnej marży. Druga rzecz: finansuj selektywnie, czyli faktury o najdłuższych terminach i największej wartości, a nie wszystko po kolei, bo przy drobnych fakturach koszt jednostkowy jest najwyższy.

Alternatywy przy bardzo małej skali

Uczciwie: przy naprawdę drobnych fakturach faktoring bywa przerostem formy nad treścią i odradzam go częściej, niż polecam. Zanim zaczniesz szukać finansowania, warto przejść przez rzeczy, które nic nie kosztują poza rozmową.

Negocjacja terminu płatności. Najtańsze narzędzie i najrzadziej używane, bo wymaga poproszenia. Skrócenie terminu z sześćdziesięciu dni do trzydziestu daje ten sam efekt co faktoring, tylko za darmo. Działa najlepiej przy okazji: przedłużenia współpracy, nowej umowy ramowej, zmiany cennika. Warto zaproponować wymianę, a nie prośbę: krótszy termin za drobny rabat albo za pierwszeństwo w realizacji.

Zaliczka i płatności etapowe. Przy zleceniach usługowych i produkcji na zamówienie zaliczka rozwiązuje problem u źródła, bo pieniądze na materiał przychodzą przed wydatkiem, a nie po nim. Przy dłuższych projektach zamiast jednej faktury na koniec rozbij rozliczenie na etapy powiązane z odbiorami częściowymi. To ogranicza też ryzyko, bo przy problemach tracisz jeden etap, a nie cały kontrakt.

Rabat za wcześniejszą zapłatę. Odwrotność kary za opóźnienie: zamiast straszyć odsetkami, dajesz niewielki upust za zapłatę przed terminem. Dla odbiorcy z nadwyżką gotówki bywa to atrakcyjne, a dla Ciebie koszt zostaje w relacji handlowej zamiast wychodzić na zewnątrz. Warunek: upust musi być mniejszy niż koszt faktoringu tej samej faktury.

Porządek po stronie zakupów. Sprawdź, czy luka wynika z terminów sprzedaży, czy z terminów zakupów. Jeżeli płacisz dostawcom w siedem dni, a odbiorcom dajesz trzydzieści, to lukę wytwarzasz sam i można ją zamknąć rozmową z dostawcą zamiast finansowaniem.

Kiedy te narzędzia nie wystarczą, faktoring jest właściwą odpowiedzią: gdy długie terminy są standardem branżowym, gdy rośniesz szybciej, niż pozwala własny kapitał obrotowy, i gdy odbiorcy są wiarygodni, tylko powolni. Wtedy to nie łatanie dziury, tylko koszt wzrostu.

Najczęstsze pytania

Czy jednoosobowa działalność bez pracowników dostanie faktoring?

Tak, liczba zatrudnionych nie jest kryterium. Znaczenie ma to, czy wystawiasz faktury z odroczonym terminem płatności innym przedsiębiorcom, czy Twoi odbiorcy są wypłacalni i czy umowy z nimi nie zawierają zakazu cesji. Częściej przeszkodą okazuje się forma sprzedaży (gotówka, klient detaliczny, płatność z góry) niż rozmiar działalności.

Czy faktoring wymaga zdolności kredytowej przy mikrofirmie?

W klasycznym rozumieniu nie, bo podstawą oceny jest wypłacalność odbiorcy. Twoja sytuacja bada się jednak przy wariancie z regresem, bo wtedy to Ty jesteś ostatecznym zabezpieczeniem. Patrzy się przede wszystkim na rzeczy poważne: zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego, zajęcia rachunku, egzekucję. Mała skala nie jest problemem, sygnały niewypłacalności są.

Czy mogę sfinansować fakturę wystawioną osobie prywatnej?

Zwykle nie. Faktoring obsługuje obrót między przedsiębiorcami, a sprzedaż konsumencka nie jest przedmiotem finansowania. Przy sprzedaży mieszanej zgłoszeniu podlega tylko ta część, która idzie do firm.

Czy odbiorca dowie się, że korzystam z faktoringu?

W wariancie jawnym tak, bo dostaje zawiadomienie o cesji oraz informację o rachunku do zapłaty. W cichym nie, ale przy małej skali bywa on trudniej dostępny i droższy, bo opiera się na zaufaniu do faktoranta, którego młoda mikrofirma nie zdążyła zbudować. Obawa o reakcję kontrahenta jest dziś zwykle na wyrost: w obrocie B2B cesje są rutyną.

Ile faktur miesięcznie trzeba mieć, żeby to miało sens?

Nie ma progu wyrażonego liczbą faktur. Policz to inaczej: zsumuj koszty stałe umowy w skali miesiąca, podziel przez liczbę faktur, które realnie zgłosisz, i sprawdź, jak ta kwota ma się do wartości typowej faktury. Jeżeli wychodzi taniej przy wariancie transakcyjnym, to jest Twoja odpowiedź.

Co, jeśli odbiorca nie zapłaci, a ja jestem jednoosobową działalnością?

Przy faktoringu z regresem zwracasz faktorowi zaliczkę po upływie okresu tolerancji i, co istotne przy jednoosobowej działalności, odpowiadasz za to zobowiązanie całym majątkiem, bo ta forma prawna nie oddziela majątku firmy od prywatnego. To realny argument, żeby przy jednym dużym odbiorcy rozważyć wariant pełny. Drugi wniosek: okres tolerancji przed uruchomieniem regresu jest przy małej skali ważniejszy niż stawka prowizji.

Przeczytaj też