Faktoring cichy a jawny. Kiedy kontrahent się dowiaduje

To pytanie pada prawie zawsze, zwykle ściszonym głosem: „a czy mój klient się dowie?". Za nim stoi konkretna obawa, że kontrahent odczyta finansowanie faktur jako sygnał kłopotów finansowych i zacznie się zastanawiać nad dalszą współpracą. Obawa jest zrozumiała, ale w większości przypadków nieaktualna.

Ciekawe jest to, jak często ta obawa blokuje decyzję mocniej niż koszt. Klient przyjmuje stawkę bez mrugnięcia, a potem tygodniami zwleka z podpisem, bo wyobraża sobie rozmowę z kontrahentem. W praktyce ta rozmowa, jeśli w ogóle do niej dochodzi, trwa minutę i dotyczy numeru rachunku.

Poniżej rozkładam temat na części: co technicznie dostaje odbiorca, co się dzieje, gdy mimo wszystko zapłaci na Twoje konto, jaka jest trzecia opcja między jawnym a cichym i kiedy wariant cichy w ogóle nie wchodzi w grę.

Na czym polega różnica

Dlaczego jawny jest standardem

W faktoringu jawnym odbiorca dostaje zawiadomienie o przelewie wierzytelności i od tego momentu płaci na konto faktora. Dla faktora to znacznie bezpieczniejsza konstrukcja, bo ma pewność, że pieniądze trafią tam, gdzie powinny. Ta pewność przekłada się bezpośrednio na niższy koszt dla Ciebie.

Ten przepis tłumaczy całą ekonomię obu wariantów. Bez zawiadomienia dłużnik może skutecznie zapłacić Tobie, a faktor musi liczyć na to, że przekażesz mu pieniądze. Stąd wyższy koszt i ostrzejsze kryteria przy faktoringu cichym.

Jak technicznie wygląda zawiadomienie o cesji

Ta część budzi najwięcej wyobrażeń, a jest najbardziej prozaiczna z całego tematu. Zawiadomienie to jedno pismo, zwykle na jedną stronę, kierowane do Twojego odbiorcy. W większości przypadków wysyła je faktor, czasem podpisujesz je razem z nim, a czasem wysyłasz sam na wzorze otrzymanym od faktora.

Co dokładnie jest w takim piśmie

• Informacja o przelewie wierzytelności. Jedno zdanie o tym, że wierzytelności wynikające z faktur wystawionych przez Twoją firmę zostały przeniesione na faktora, z podaniem podstawy prawnej.
• Wskazanie rachunku do zapłaty. To jest najważniejsza treść z punktu widzenia odbiorcy i w praktyce jedyna, którą jego księgowość musi zrobić z nią cokolwiek.
• Zakres objętych faktur. Albo konkretne faktury, albo wszystkie wystawione po określonej dacie, w zależności od konstrukcji umowy.
• Pouczenie o skutku zapłaty do niewłaściwych rąk. Czyli informacja, że po otrzymaniu zawiadomienia zapłata na dotychczasowy rachunek nie zwalnia z zobowiązania.
• Dane kontaktowe faktora. Do pytań i do potwierdzeń sald.

Adnotacja na fakturze

Drugi element, o którym ludzie zapominają, a który widzi każdy księgowy odbiorcy: na samej fakturze pojawia się klauzula cesyjna, czyli krótka informacja o przeniesieniu należności i rachunku do zapłaty. Faktor podaje jej dokładne brzmienie i warto trzymać się go co do słowa, bo rozbieżność między pismem a fakturą to najczęstsze źródło zamieszania w księgowości odbiorcy.

Potwierdzenie odbioru i weryfikacja

Część faktorów prosi o potwierdzenie odbioru zawiadomienia, a niektórzy kontaktują się z odbiorcą, żeby potwierdzić samą wierzytelność: czy towar dotarł, czy usługa została wykonana, czy nie ma sporu co do kwoty. To sprawdzenie, czy wierzytelność jest bezsporna, bo faktor kupuje właśnie to. Uprzedź o tym odbiorcę, żeby telefon z nieznanej firmy nie był zaskoczeniem.

Co, jeśli odbiorca mimo zawiadomienia zapłaci na Twoje konto

Zdarza się częściej, niż ktokolwiek przyznaje. Powody są banalne: płatność zlecona wcześniej, zapisany szablon przelewu, pismo u niewłaściwej osoby. To nie jest katastrofa, o ile zareagujesz od razu.

Stan prawny

Po skutecznym zawiadomieniu zapłata do Twoich rąk co do zasady nie zwalnia dłużnika z zobowiązania wobec nabywcy wierzytelności. Artykuł 512 Kodeksu cywilnego chroni dłużnika, który o przelewie nie wiedział. Kiedy wiedział, ochrona nie działa, więc formalnie faktor może domagać się zapłaty od odbiorcy jeszcze raz.

Co robi się w praktyce

Nikt nie idzie tą drogą, jeśli da się rzecz rozwiązać przelewem. Standardowy przebieg wygląda tak.

Faktoring półotwarty: trzecia opcja, o której mało kto mówi

Między wariantem jawnym a cichym jest rozwiązanie pośrednie, które w części sytuacji domyka sprawę lepiej niż oba skrajne. W faktoringu półotwartym odbiorca nie dostaje osobnego zawiadomienia o cesji przy zawarciu umowy, ale dowiaduje się o przelewie wierzytelności z samej faktury albo z wezwania do zapłaty, czyli w momencie, w którym ma zapłacić.

Różnica jest subtelna, a efekt praktyczny wyraźny. Nie ma formalnego pisma, które w niektórych organizacjach uruchamia procedurę i konsultację prawną. Jest natomiast informacja wystarczająca, żeby odbiorca zapłacił tam, gdzie trzeba.

Ma to sens, gdy nie chodzi o tajemnicę, tylko o uniknięcie formalnego szumu: przy odbiorcy bez procedury obsługi cesji, którego samo finansowanie faktur nie obchodzi. Zapytaj wprost, czy faktor ma taki wariant, bo rzadko pojawia się w materiałach z własnej inicjatywy.

Czy odbiorcy faktycznie reagują źle

Powiem wprost, na podstawie tego, co widzę u klientów: dziś to rzadkość. Faktoring jest w obrocie B2B zjawiskiem powszechnym, a duże firmy i sieci handlowe mają wypracowane procedury obsługi cesji, bo dostają takie zawiadomienia regularnie od wielu dostawców. Dla ich działu księgowości to rutyna, nie sygnał alarmowy.

Co więcej, w niektórych branżach finansowanie faktur czyta się jako oznakę uporządkowanego zarządzania płynnością, a nie kłopotów. Firma, która korzysta z faktoringu, zwykle płaci swoim dostawcom w terminie, i to jest dla kontrahenta informacja korzystna.

Branże, w których cesja nikogo nie dziwi

Warto wiedzieć, gdzie faktoring jest po prostu elementem krajobrazu, bo to od razu zdejmuje ciężar z całej obawy.

• Transport i spedycja. Długie terminy płatności są tu regułą, a finansowanie faktur na tyle powszechne, że zawiadomienie o cesji jest rutyną w każdej większej firmie spedycyjnej.
• Budownictwo i podwykonawstwo. Wydłużone terminy, kaucje gwarancyjne i łańcuchy podwykonawców sprawiają, że finansowanie należności jest standardowym narzędziem, a nie sygnałem kłopotów.
• Dostawy do sieci handlowych. Sieci mają wyspecjalizowane działy obsługujące cesje, bo dostają zawiadomienia od wielu dostawców jednocześnie. Tu procedura jest zwykle najlepiej opisana ze wszystkich.
• Produkcja i sprzedaż hurtowa. Duże jednostkowe faktury i długie terminy to naturalne środowisko faktoringu.
• Agencje i usługi B2B dla dużych klientów. Coraz częściej, bo korporacyjne terminy płatności wydłużyły się na tyle, że finansowanie stało się normą.

Jeśli działasz w którejś z nich, obawa o reakcję jest niemal na pewno bezpodstawna. Wątpliwości mają sens raczej tam, gdzie sprzedajesz małym firmom, w relacjach osobistych, gdzie księgowość to jedna osoba i pismo od nieznanej instytucji faktycznie może wywołać telefon.

Jak rozmawiać z kontrahentem o cesji

Skoro problemem jest zaskoczenie, a nie sam faktoring, to rozwiązaniem jest uprzedzenie. Poniżej konkretne sformułowania, które sprawdzają się w takiej rozmowie, i te, których odradzam używać.

Co powiedzieć

• „Porządkujemy finansowanie należności i od przyszłego miesiąca faktury będą obsługiwane przez faktora. Dostaniecie pismo z numerem rachunku, poza tym nic się nie zmienia." To jest wersja podstawowa i w większości przypadków w zupełności wystarczy.
• „Robimy to, żeby utrzymać obecne terminy płatności dla Was i nie naciskać na skracanie." Przydaje się, gdy odbiorca ceni sobie długi termin, bo zamienia informację w korzyść dla niego.
• „Pismo przyjdzie od [nazwa instytucji], uprzedzam, żeby nie było wątpliwości, czy to autentyczne." Bardzo praktyczne zdanie, bo zmiana numeru rachunku jest dziś klasycznym schematem oszustwa i ostrożna księgowość ma prawo to sprawdzać.
• „Do kogo w Waszej księgowości mam skierować informację o zmianie rachunku?" Zdanie, które oszczędza najwięcej kłopotu, bo trafia z informacją do osoby, która faktycznie wprowadza dane.

Czego nie mówić

• Nie tłumacz się z sytuacji finansowej. Zdanie zaczynające się od „wiecie, mamy teraz trochę napięty budżet" tworzy problem, którego przed rozmową nie było. Faktoring to decyzja o zarządzaniu płynnością, nie spowiedź.
• Nie pytaj o zgodę, jeśli nie jest wymagana. Gdy umowa nie zawiera zakazu cesji, informujesz, a nie prosisz. Pytanie o zgodę sugeruje, że odbiorca ma tu coś do rozstrzygnięcia, i zaprasza do dyskusji bez powodu.
• Nie zostawiaj tego mailowi wysłanemu do skrzynki ogólnej. Telefon do konkretnej osoby zajmuje dwie minuty i działa wielokrotnie lepiej.

Zakaz cesji: jak wygląda i jak prosić o zgodę

To jest realna przeszkoda, w odróżnieniu od obaw wizerunkowych. Podstawą jest art. 509 Kodeksu cywilnego, który pozwala przenieść wierzytelność bez zgody dłużnika, ale z zastrzeżeniem: chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania. To zastrzeżenie umowne jest właśnie zakazem cesji.

Gdzie go szukać w umowie

Rzadko nazywa się „zakaz cesji". Zwykle jest to krótkie postanowienie w części o postanowieniach końcowych, brzmiące mniej więcej tak: przeniesienie praw i obowiązków wynikających z umowy wymaga uprzedniej pisemnej zgody drugiej strony pod rygorem nieważności. Warianty bywają łagodniejsze, na przykład wymagające tylko powiadomienia albo obejmujące zakazem prawa inne niż wierzytelności pieniężne. Ta różnica jest kluczowa, więc czyta się dokładne brzmienie, a nie nagłówek.

Sprawdź wszystkie warstwy dokumentacji: umowę ramową, zamówienie, ogólne warunki zakupu, regulamin portalu zakupowego. Zakaz cesji najczęściej siedzi w ogólnych warunkach, których nikt nie czytał.

Jak poprosić o zgodę, żeby ją dostać

Ryzyka faktoringu cichego po Twojej stronie

Wariant cichy bywa przedstawiany jako wygodniejszy, bo nikt nic nie wie. Warto zobaczyć, co przy tej wygodzie przechodzi na Twoją stronę, bo to nie jest tylko kwestia wyższej ceny.

• Obsługa przepływu pieniędzy jest Twoim obowiązkiem. Odbiorca płaci na Twoje konto, a Ty musisz niezwłocznie przekazać środki faktorowi. Każde opóźnienie, także wynikające z urlopu księgowej albo przeoczenia, jest naruszeniem umowy.
• Wpływy trzeba identyfikować. Przy większej liczbie faktur i płatnościach częściowych albo zbiorczych rozpoznanie, która wpłata dotyczy której sfinansowanej faktury, staje się realną pracą operacyjną. Faktorzy często wymagają wydzielonego rachunku właśnie po to, żeby to uprościć.
• Zajęcie Twojego rachunku dotyka cudzych pieniędzy. Jeśli na Twoje konto wpłynie zapłata należna faktorowi, a rachunek zostanie zajęty, środki mogą przepaść w egzekucji, a zobowiązanie wobec faktora zostaje.
• Słabsza pozycja faktora oznacza ostrzejsze zabezpieczenia. Częściej pojawia się weksel, poręczenie właściciela, pełnomocnictwo do rachunku albo wyższa kwota zatrzymana. To są realne obciążenia, tylko w innym miejscu niż cennik.
• Ujawnienie i tak może nastąpić. Przy braku zapłaty faktor uruchamia windykację, a wtedy odbiorca dowiaduje się o cesji w najgorszym możliwym momencie: przy wezwaniu do zapłaty, a nie przy spokojnym pierwszym piśmie. Rozmowa, której chciałeś uniknąć, odbywa się wtedy w znacznie trudniejszych okolicznościach.

Kiedy faktor w ogóle nie zaproponuje wariantu cichego

Zanim zaczniesz planować faktoring cichy, warto wiedzieć, że nie jest to wybór dostępny na życzenie. Część sytuacji wyklucza go po stronie faktora, niezależnie od Twojej gotowości do dopłaty.

• Krótka historia działalności. Wariant cichy opiera się na zaufaniu do faktoranta, bo to Ty obsługujesz przepływ pieniędzy. Młoda firma nie ma na czym tego zaufania zbudować.
• Problemy z płynnością widoczne w danych. Paradoks tego produktu polega na tym, że najbardziej chce go firma pod presją, a faktor najmniej chce go dać właśnie takiej firmie, bo ryzyko, że wpływ zostanie użyty na coś pilnego, jest wtedy największe.
• Zaległości publicznoprawne albo egzekucja. Przy ryzyku zajęcia rachunku konstrukcja cicha przestaje mieć sens, bo środki faktora przechodzą przez konto narażone na zajęcie.
• Rozdrobniony albo zmienny portfel odbiorców. Im więcej wpływów do identyfikowania, tym większe ryzyko operacyjne i tym mniej chętnie faktor wchodzi w wariant bez kontroli nad płatnościami.
• Odbiorcy zagraniczni. Przy sprzedaży eksportowej dochodzi kwestia prawa właściwego dla cesji i skuteczności konstrukcji w obcym systemie, co komplikuje sprawę na tyle, że część faktorów nie oferuje tu wariantu cichego w ogóle.
• Duży udział jednego odbiorcy. Koncentracja podnosi ryzyko, a wariant cichy je dodatkowo zwiększa, więc kumulacja obu bywa nie do przyjęcia.

Jeżeli słyszysz, że wariant cichy nie wchodzi w grę, nie traktuj tego jako niechęci handlowej. To zwykle informacja o tym, jak Twoja sytuacja wygląda w ocenie ryzyka, i sama w sobie bywa wartościowa.

Kiedy faktoring cichy ma sens

• Umowa zawiera zakaz cesji, a kontrahent nie chce udzielić zgody. To najczęstszy realny powód, znacznie częstszy niż obawa o wizerunek.
• Jeden dominujący odbiorca o silnej pozycji negocjacyjnej. Kiedy zależność jest duża, ostrożność bywa uzasadniona.
• Wrażliwy moment w relacji. Trwające negocjacje dużego kontraktu albo rozmowy o przedłużeniu współpracy.

Poza tymi przypadkami zwykle odradzam faktoring cichy, bo płacisz więcej za rozwiązanie problemu, którego najczęściej nie ma.

Najczęstsze pytania

Czy odbiorca może odmówić płacenia na konto faktora?

Jeżeli cesja jest skuteczna, czyli umowa nie zawiera zakazu przelewu wierzytelności albo uzyskałeś zgodę, to odbiorca nie ma tu wyboru. Po zawiadomieniu zwalniająco płaci wyłącznie nabywcy wierzytelności, a zapłata na dotychczasowy rachunek co do zasady nie zwalnia go z zobowiązania. W praktyce spory na tym tle biorą się prawie zawsze z dwóch rzeczy: z zakazu cesji, którego nikt wcześniej nie sprawdził, albo z wątpliwości co do autentyczności pisma o zmianie rachunku. Pierwsze rozwiązuje się zgodą, drugie telefonem.

Czy mogę objąć faktoringiem tylko jednego odbiorcę, a resztę zostawić?

Zwykle tak i jest to częsta konstrukcja, zwłaszcza gdy problem dotyczy jednego kontrahenta z bardzo długim terminem płatności. Sprawdź tylko, czy umowa nie zawiera zobowiązania do wyłączności, czyli obowiązku zgłaszania wszystkich faktur albo wszystkich faktur danego odbiorcy. Wyłączność bywa wymieniana na lepsze warunki, ale ogranicza elastyczność i trzeba ją policzyć świadomie.

Czy faktoring cichy jest legalny?

Tak. Przelew wierzytelności nie wymaga zgody dłużnika ani jego zawiadomienia, żeby był ważny, co wynika z art. 509 Kodeksu cywilnego. Zawiadomienie ma znaczenie dla skutku zapłaty do rąk dotychczasowego wierzyciela, o czym mówi art. 512, a nie dla samej ważności cesji. Inaczej wygląda sprawa, gdy umowa z odbiorcą zawiera zakaz cesji: wtedy cicha konstrukcja nie tyle jest nielegalna, co może być wobec odbiorcy bezskuteczna i stanowić naruszenie Twojej umowy handlowej z nim.

Co, jeśli podpisałem umowę z zakazem cesji, a już zgłosiłem faktury do faktora?

To jest sytuacja do wyprostowania natychmiast, a nie do przeczekania. Zgłoś rzecz faktorowi, bo oświadczenie o braku przeszkód do cesji jest zwykle elementem umowy faktoringu i zatajenie zakazu bywa podstawą do jej wypowiedzenia. Równolegle wystąp do odbiorcy o zgodę. Przy dobrej relacji zgoda udzielona po fakcie zamyka temat bez dalszych konsekwencji, ale trzeba o nią wystąpić, zanim sprawa wyjdzie przy pierwszej płatności.

Czy przy faktoringu cichym odbiorca na pewno się nie dowie?

Nie ma takiej gwarancji i warto to wiedzieć przed podpisem. Dopóki płatności przychodzą w terminie, odbiorca faktycznie nie ma powodu niczego zauważyć. Sytuacja zmienia się przy opóźnieniu: faktor uruchamia wtedy działania windykacyjne, a te ujawniają cesję. Umowy przewidują zwykle także prawo do przekształcenia finansowania w jawne w określonych okolicznościach. Wariant cichy zmniejsza więc prawdopodobieństwo ujawnienia, ale go nie wyklucza.

Odbiorca zadzwonił i pyta, czy mamy kłopoty finansowe. Co odpowiedzieć?

Krótko i rzeczowo, bez tłumaczenia się. Faktoring to narzędzie zarządzania płynnością przy długich terminach płatności, a nie sygnał kłopotów, i dokładnie tak warto to nazwać. Pomaga dodać zdanie o konsekwencji dla niego, czyli że dzięki temu utrzymujesz dotychczasowe terminy zamiast prosić o ich skrócenie, oraz że poza numerem rachunku nic się w rozliczeniach nie zmienia. Długie wyjaśnienie zrobi tu więcej szkody niż jedno spokojne zdanie.

Przeczytaj też