Jak wygląda umowa faktoringu i na co patrzeć przed podpisem

Faktoring nie ma własnej ustawy. To umowa nienazwana, konstruowana na podstawie ogólnych przepisów o przelewie wierzytelności i swobodzie umów. W praktyce oznacza to, że treść zależy od tego, co przygotował konkretny faktor, i że dwie umowy nazwane tak samo mogą działać zupełnie inaczej.

Z tej swobody wynika i dobra, i zła wiadomość. Dobra: umowę da się negocjować. Zła: jeśli czegoś nie sprawdzisz, nikt nie zrobi tego za Ciebie, bo nie ma ustawowego wzorca, który by Cię chronił.

Jedna uwaga praktyczna na start. Umowa faktoringowa rzadko jest jednym dokumentem. Zwykle dostajesz trzy albo cztery: samą umowę, regulamin świadczenia usług, tabelę opłat i prowizji oraz dokumenty zabezpieczeń. Najważniejsze dla Twojego portfela zapisy siedzą najczęściej w regulaminie i tabeli, czyli tam, gdzie najłatwiej je przeoczyć. Poproś o komplet przed podpisem, bo umowa odsyła do regulaminu, a regulamin do tabeli.

Anatomia umowy, sekcja po sekcji

Struktura umów faktoringowych jest u różnych faktorów podobna, więc opłaca się znać kolejność i wiedzieć, czego szukać w każdej części.

Definicje

Najnudniejsza sekcja i jednocześnie ta, która najczęściej decyduje o sporze. Definicje nie opisują świata, tylko go ustalają na potrzeby umowy, więc znaczenie ma nie potoczny sens słowa, lecz to, co zapisano.

Cztery pojęcia, które sprawdzam zawsze. Wierzytelność kwalifikowana, czyli jaka faktura w ogóle nadaje się do finansowania: to ta definicja, a nie osobna lista wyłączeń, przesądza o zakresie usługi. Dzień finansowania, od którego liczy się odsetki, bo bywa nim dzień wypłaty, dzień zgłoszenia albo dzień akceptacji, a różnica to realne dni w koszcie. Okres tolerancji, czyli po ilu dniach od terminu płatności uruchamia się regres. Oraz zdarzenie naruszenia, bo lista tego, co uznaje się za naruszenie umowy, decyduje o tym, jak łatwo faktor może zmienić warunki albo wypowiedzieć współpracę.

Przedmiot umowy i zakres usług

Tu ustala się, czy kupujesz wyłącznie finansowanie, czy także administrowanie należnościami, monitoring, windykację i ochronę przed niewypłacalnością. Porównaj tę sekcję z ofertą handlową, bo rozjazd między tym, co usłyszałeś, a tym, co zapisano, wychodzi najczęściej tutaj. Sprawdź też, czy przejęcie ryzyka nie jest ograniczone limitem na odbiorcę: ochrona działająca do pewnej kwoty to co innego niż ochrona pełna.

Limity

Rozróżnij trzy poziomy, bo umowy mieszają je w jednym akapicie. Limit globalny to maksymalne zaangażowanie faktora wobec Ciebie. Limit na odbiorcę to maksimum wobec jednego kontrahenta i to on zwykle ogranicza w praktyce. Limit na pojedynczą fakturę pojawia się rzadziej, ale potrafi zaskoczyć przy większym zleceniu. Sprawdź także, na jakich zasadach faktor może obniżyć limit w trakcie umowy. Nagłe obcięcie limitu na głównego odbiorcę bywa równie dotkliwe jak wypowiedzenie.

Zgłaszanie faktur i wypłata

Rzeczy operacyjne, z którymi będziesz żył codziennie: w jakiej formie zgłaszasz, jakie dokumenty dołączasz, ile faktor ma czasu na decyzję i w jakim terminie wypłaca środki. Zwróć uwagę, czy faktor zastrzega sobie prawo odmowy sfinansowania faktury bez podania przyczyny. Taki zapis jest standardem, ale jego zakres decyduje o przewidywalności całego rozwiązania.

Rozliczenia i kwota zatrzymana

Sekcja, w której ukrywa się faktyczny koszt. Sprawdź, kiedy wraca do Ciebie pozostała część wartości faktury, w jakiej kolejności zaliczane są wpłaty odbiorcy (na odsetki, opłaty czy kapitał) oraz czy faktor może zatrzymać środki z jednej faktury na poczet innej, także dotyczącej innego odbiorcy. To prawo potrącenia potrafi zablokować pieniądze, na które liczyłeś.

Zapisy, które decydują o wszystkim

Sześć rzeczy do sprawdzenia przed podpisem

Obowiązki informacyjne po Twojej stronie

Umowa faktoringowa nakłada na faktoranta więcej obowiązków bieżących, niż spodziewa się większość podpisujących, a ich naruszenie bywa kwalifikowane jako podstawa do wypowiedzenia albo do obciążenia opłatą. Warto je znać, bo to nie są rzeczy trudne, tylko łatwe do zapomnienia.

• Niezwłoczne informowanie o zapłacie przez odbiorcę na Twój rachunek. Kluczowe przy wariancie cichym, gdzie to Ty odbierasz pieniądze i musisz je przekazać dalej w umówionym terminie.
• Zgłaszanie korekt, rabatów i zwrotów. Każda zmiana wartości sfinansowanej faktury dotyka faktora, bo zmniejsza wierzytelność, którą kupił. Przemilczenie korekty jest jednym z najczęstszych naruszeń.
• Informowanie o sporze z odbiorcą. Reklamacja, kwestionowanie jakości albo zakresu usługi zmienia status wierzytelności i zwykle uruchamia obowiązek zwrotu finansowania.
• Zgłaszanie zmian w firmie. Zmiana formy prawnej, siedziby, składu wspólników, zarządu, przekształcenie, a często także istotna zmiana profilu działalności.
• Informowanie o innym finansowaniu i zabezpieczeniach. Zwłaszcza o cesjach ustanowionych na rzecz banku i o zajęciach rachunku, bo to bezpośrednio dotyka wierzytelności, które sprzedajesz.
• Przekazywanie dokumentów finansowych. Sprawozdania, deklaracje podatkowe, zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i urzędzie skarbowym, zwykle w ustalonych cyklach.

Sprawdź przy tym dwie rzeczy: w jakim terminie masz wykonać każdy z tych obowiązków i jakie są konsekwencje jego naruszenia. Umowy potrafią przewidywać opłatę za nieprzekazanie dokumentu w terminie i jest to pozycja, która nigdy nie pada w rozmowie handlowej.

Oświadczenia i zapewnienia, czyli za co bierzesz odpowiedzialność

To jest sekcja, którą podpisujący przewijają najszybciej, a która w praktyce przenosi na Ciebie największą część ryzyka. Składasz w niej oświadczenia dotyczące każdej zgłaszanej faktury i robisz to za każdym razem, bo zgłoszenie faktury jest zwykle traktowane jako ponowne złożenie tych zapewnień.

Typowo deklarujesz, że wierzytelność istnieje i jest bezsporna, że usługa została wykonana albo towar dostarczony, że faktura nie została już zapłacona ani w części, że wierzytelność nie jest obciążona ani zajęta, że nie obowiązuje zakaz cesji, że odbiorca nie ma wobec Ciebie roszczeń nadających się do potrącenia oraz że nie jest z Tobą powiązany kapitałowo ani osobowo.

Konsekwencje nieprawdziwego oświadczenia są poważniejsze, niż sugeruje ton tej sekcji. Po pierwsze, obowiązek natychmiastowego zwrotu finansowania wraz z kosztami, niezależnie od tego, czy odbiorca zapłaci. Po drugie, prawo faktora do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, co oznacza konieczność wykupu wszystkich faktur w finansowaniu naraz. Po trzecie, odpowiedzialność odszkodowawcza, a przy świadomym zgłoszeniu nieistniejącej wierzytelności także ryzyko odpowiedzialności karnej za oszustwo.

Zabezpieczenia: weksel, poręczenie, kaucja

Przy faktoringu z regresem zabezpieczenia są regułą, nie wyjątkiem, i warto wiedzieć, co dokładnie podpisujesz.

Weksel in blanco

Najczęstsze zabezpieczenie i najbardziej niedoceniane pod względem ryzyka. Podpisujesz weksel bez wpisanej kwoty, a zasady jego wypełnienia określa deklaracja wekslowa, czyli osobny dokument. To właśnie deklaracja jest tu najważniejsza i to ją trzeba czytać najuważniej: określa, w jakich sytuacjach faktor może weksel wypełnić, do jakiej maksymalnej kwoty i czy musi Cię wcześniej wezwać do zapłaty. Deklaracja bez górnego limitu kwoty i bez obowiązku uprzedniego wezwania jest zapisem, przy którym zawsze proszę o zmianę.

Warto też wiedzieć, dlaczego weksel jest tak wygodny dla faktora: pozwala dochodzić roszczenia w postępowaniu nakazowym, w którym sąd wydaje nakaz na podstawie samego dokumentu, a Twoje zarzuty z umowy podstawowej mają ograniczone zastosowanie. Podpisując weksel, oddajesz zatem część możliwości obrony.

Poręczenie właściciela lub wspólników

Standard przy spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, bo faktor chce dosięgnąć majątku osobistego, którego konstrukcja spółki go pozbawia. Sprawdź, czy poręczenie jest ograniczone kwotowo i czasowo, czy obejmuje wyłącznie zobowiązania z tej umowy, czy także przyszłe jej zmiany, oraz czy wygasa wraz z rozwiązaniem umowy. Poręczenie bezterminowe i nielimitowane to zobowiązanie, które zostaje z Tobą także po zakończeniu współpracy.

Kaucja i kwota zatrzymana

Część wartości faktury, której faktor nie wypłaca do czasu zapłaty przez odbiorcę, pełni funkcję zabezpieczenia. Sprawdź, czy zwrot jest automatyczny po wpływie zapłaty, czy wymaga Twojego wniosku, w jakim terminie następuje i czy faktor może z niej zaspokoić roszczenia dotyczące innych faktur. Dodatkowo, jeżeli zatrzymana kwota jest wysoka, rośnie ryzyko, że umowa nazwana pełną zostanie ujęta księgowo jak finansowanie z regresem.

Inne zapisy zabezpieczające

Spotyka się także pełnomocnictwo do rachunku bankowego, oświadczenie o poddaniu się egzekucji, zastaw rejestrowy na majątku obrotowym oraz przelew praw z polisy ubezpieczeniowej. Każde z nich jest negocjowalne, a ich katalog zależy od oceny ryzyka. Zasada, którą powtarzam: im słabsza Twoja pozycja w ocenie faktora, tym więcej zabezpieczeń, więc rozbudowana lista zabezpieczeń jest również informacją o tym, jak Cię oceniono.

Cesja globalna, czyli kiedy faktor chce wszystkiego

Cesja globalna to przelew na faktora wszystkich wierzytelności wobec wskazanych odbiorców albo w ogóle wszystkich wierzytelności handlowych firmy, obecnych i przyszłych, a nie tylko tych faktycznie sfinansowanych. Konstrukcja jest dopuszczalna i powszechna, ale jej skutki wykraczają daleko poza faktoring.

Dlaczego faktor jej żąda. Chodzi o kontrolę nad strumieniem płatności i zabezpieczenie przed sytuacją, w której część faktur wobec tego samego odbiorcy finansuje ktoś inny, a odbiorca płaci wszystko na jeden rachunek. Żądanie pojawia się najczęściej przy krótkiej historii firmy, słabszej kondycji, wariancie cichym albo dużej koncentracji odbiorców.

Co to oznacza w praktyce. Nie możesz tych samych wierzytelności zaoferować bankowi jako zabezpieczenia kredytu obrotowego ani sprzedać innemu faktorowi, więc odcinasz sobie część dróg finansowania. Objęte cesją są też faktury, których nie zgłosiłeś. A przy wypowiedzeniu umowy potrzebujesz pisemnego zwolnienia cesji, bez którego kolejna instytucja nie zacznie z Tobą współpracy.

Co można z tym zrobić. Najskuteczniejsze jest ograniczenie cesji do wskazanych odbiorców zamiast całego portfela oraz wpisanie obowiązku zwolnienia cesji w określonym terminie po rozliczeniu ostatniej faktury.

Klauzule o wyłączności

Zobowiązanie do wyłączności występuje w kilku odmianach i różnią się one znacząco ciężarem. Najłagodniejsza to obowiązek zgłaszania wszystkich faktur wobec odbiorców objętych umową. Średnia to obowiązek zgłaszania całej sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Najostrzejsza to zakaz korzystania z jakiegokolwiek innego finansowania opartego na wierzytelnościach przez czas trwania umowy, a czasem także przez okres po jej zakończeniu.

Wyłączność nie jest sama w sobie zła, bo bywa wymieniana na wyraźnie lepsze warunki cenowe i faktor ma tu racjonalny interes: chce przewidywalnego wolumenu i pewności, że nie zostaje wyłącznie z najtrudniejszymi fakturami, podczas gdy najlepsze idą gdzie indziej. Problem zaczyna się wtedy, gdy przyjmujesz ją nieświadomie albo gdy nie sprawdziłeś, czy da się z niej wyjść.

Trzy pytania przed zgodą na wyłączność. Czy mogę wyłączyć konkretnych odbiorców, na przykład zagranicznych albo tych z zakazem cesji. Jakie są konsekwencje naruszenia: opłata, wypowiedzenie, a może obie rzeczy naraz. Oraz co dostaję w zamian, wyrażone w konkretnych warunkach, a nie w deklaracji dobrej woli. Jeżeli za wyłączność nie ma wynagrodzenia w postaci lepszych warunków, to jest po prostu ograniczenie i warto o jej usunięcie poprosić.

RODO i przekazywanie danych odbiorców

Ten wątek pojawia się przy faktoringu zawsze, a rzadko jest omawiany, choć dotyczy obowiązków, które spoczywają na Tobie niezależnie od treści umowy.

Przekazując faktorowi faktury, przekazujesz dane osobowe: imiona i nazwiska osób kontaktowych, adresy e-mail, numery telefonów, a przy odbiorcach będących jednoosobowymi działalnościami także dane samych przedsiębiorców. Faktor działa tu zwykle jako odrębny administrator danych, bo przetwarza je we własnym celu (ocena ryzyka, dochodzenie wierzytelności), a nie na Twoje zlecenie. Przy odrębnym administratorze nie zawiera się umowy powierzenia: każda ze stron odpowiada za swoje przetwarzanie osobno.

Twoje obowiązki. Musisz mieć podstawę prawną przekazania danych, zwykle prawnie uzasadniony interes albo niezbędność dla wykonania umowy. Powinieneś też poinformować osoby, których dane dotyczą, o odbiorcach danych, co najprościej załatwić zawczasu, umieszczając w klauzuli informacyjnej dla kontrahentów wzmiankę o możliwości przekazania danych podmiotom finansującym wierzytelności.

Czego szukać w umowie. W jakiej roli występuje faktor, komu dalej przekazuje dane (wywiadownie, ubezpieczyciele, firmy windykacyjne, podmioty z grupy), czy dane wychodzą poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zdarzają się zapisy przerzucające na faktoranta pełną odpowiedzialność za wszelkie roszczenia związane z danymi i takie klauzule warto ograniczyć do zakresu, na który masz wpływ.

Rozwiązywanie sporów i właściwość sądu

Ostatnie paragrafy umowy czyta się najrzadziej, a decydują o tym, gdzie i na jakich zasadach będziesz dochodził swoich racji, jeśli coś pójdzie nie tak.

Właściwość sądu. Standardem jest wskazanie sądu właściwego dla siedziby faktora, co przy firmie z drugiego końca kraju oznacza realny koszt: dojazdy, pełnomocnik znający tamtejszy sąd, czas. Sam zapis jest dopuszczalny między przedsiębiorcami, ale bywa negocjowalny, zwłaszcza na sąd właściwy dla pozwanego.

Zapis na sąd polubowny. Spotykany rzadziej i wymagający uwagi. Arbitraż bywa szybszy, ale jest zwykle droższy przy niewielkich kwotach, a wyrok sądu polubownego ma ograniczone możliwości zaskarżenia. Przy drobnych sporach taki zapis działa raczej na korzyść strony silniejszej.

Tryb reklamacyjny. Sprawdź, czy umowa przewiduje wewnętrzną procedurę zgłaszania zastrzeżeń, w jakim terminie faktor ma odpowiedzieć i co się dzieje przy braku odpowiedzi. Bez takiej ścieżki każdy spór operacyjny, na przykład o błędne naliczenie opłaty, od razu przechodzi w konflikt prawny.

Prawo właściwe i język. Przy faktorach należących do grup zagranicznych warto potwierdzić, że umowa podlega prawu polskiemu, a w razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska.

Czerwone flagi w umowie

Lista zapisów, przy których zawsze zatrzymuję się przy czytaniu i proszę o zmianę albo przynajmniej o wyjaśnienie.

• Jednostronna zmiana taryfy bez prawa do wypowiedzenia. Faktor może podnieść stawki, a Ty jesteś związany umową. To układ, w którym cena przestaje być uzgodniona.
• Deklaracja wekslowa bez górnego limitu kwoty. Weksel in blanco, który można wypełnić dowolnie i bez uprzedniego wezwania do zapłaty.
• Regres uruchamiany natychmiast po terminie płatności. Bez okresu tolerancji i bez próby windykacji ze strony faktora. Płacisz za usługę, której istotą miało być przejęcie obsługi należności.
• Obowiązek natychmiastowego wykupu wszystkich faktur przy wypowiedzeniu. Zamienia zakończenie umowy w jednorazowe uderzenie w płynność, często w najgorszym momencie.
• Cesja globalna całego portfela bez zapisu o zwolnieniu. Blokuje inne finansowanie i po zakończeniu umowy zostawia Cię zależnym od dobrej woli faktora.
• Definicja zdarzenia naruszenia obejmująca klauzule ogólne. Sformułowania w rodzaju „istotne pogorszenie sytuacji finansowej" oceniane wyłącznie przez faktora dają mu prawo wypowiedzenia praktycznie w dowolnym momencie.
• Automatyczne przedłużenie z długim terminem wypowiedzenia. Zwłaszcza gdy okno na rezygnację jest krótkie i przypada na moment, o którym łatwo zapomnieć.
• Opłaty nieopisane w tabeli, ale wspomniane w regulaminie. Jeśli dokumenty nie zgadzają się ze sobą, poproś o ujednolicenie przed podpisem, a nie o zapewnienie, że „tego się nie stosuje".
• Brak jasnego terminu zwrotu kwoty zatrzymanej. Pieniądze, które należą do Ciebie, wracają wtedy, kiedy faktor uzna.

Co da się negocjować

Więcej, niż zakłada większość firm. Z doświadczenia: poziom zaliczki, kwota minimalna prowizji, opłata za niewykorzystany limit, okres tolerancji przed uruchomieniem regresu i długość okresu wypowiedzenia. Najtrudniej ruszyć podstawową stawkę prowizji, bo ona wynika z oceny ryzyka, ale reszta bywa elastyczna, szczególnie gdy masz porównywalną ofertę z innego miejsca.

Najczęstsze pytania

Czy umowę faktoringu trzeba zawrzeć na piśmie?

Przepisy nie wymagają formy pisemnej dla samej cesji, ale Kodeks cywilny przewiduje, że jeżeli wierzytelność jest stwierdzona pismem, przelew również powinien być stwierdzony pismem. W praktyce wszystkie umowy faktoringowe zawiera się pisemnie albo w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem, bo faktor potrzebuje dowodu nabycia wierzytelności wobec odbiorcy i sądu. Zwróć uwagę, w jakiej formie zawierane są aneksy i zmiany limitów, bo tu praktyka bywa luźniejsza.

Czy mogę negocjować wzór umowy, skoro to dokument faktora?

Tak i robi się to częściej, niż się wydaje. To nie jest umowa z konsumentem, tylko kontrakt między przedsiębiorcami, więc obowiązuje swoboda umów. Skuteczność zależy od dwóch rzeczy: od tego, jak atrakcyjnym jesteś klientem, i od tego, czy masz porównywalną ofertę z innego miejsca. Najłatwiej idą zmiany w okresie wypowiedzenia, okresie tolerancji przed regresem, zakresie cesji i limicie kwoty w deklaracji wekslowej. Najtrudniej rusza się podstawową stawkę, bo wynika z oceny ryzyka.

Co się dzieje z fakturami w finansowaniu, kiedy wypowiadam umowę?

Zależy wyłącznie od zapisu, bo modele są dwa. W łagodniejszym finansowanie trwa do zapłaty przez odbiorców i umowa wygasa naturalnie po rozliczeniu ostatniej faktury. W ostrzejszym masz obowiązek wykupu wszystkich finansowanych faktur w krótkim terminie od wypowiedzenia, co oznacza konieczność znalezienia całej kwoty naraz. To jest jeden z najważniejszych zapisów w umowie i sprawdzam go zawsze, zanim ktokolwiek zacznie mówić o cenie.

Czy faktor może odmówić sfinansowania konkretnej faktury mimo przyznanego limitu?

Zwykle tak i taki zapis jest standardem. Limit oznacza maksimum, a nie zobowiązanie do sfinansowania każdej zgłoszonej faktury. Odmowa dotyczy najczęściej faktur spornych, przeterminowanych, wystawionych podmiotom powiązanym albo przekraczających limit na danego odbiorcę. Warto natomiast ustalić, czy faktor musi odmowę uzasadnić i w jakim terminie Cię o niej informuje, bo przy planowaniu płynności milcząca odmowa po tygodniu jest gorsza niż szybkie „nie".

Czy podpisanie weksla in blanco jest bezpieczne?

Jest to standardowe zabezpieczenie, ale jego bezpieczeństwo zależy wyłącznie od deklaracji wekslowej. Minimalne wymagania, o które proszę: górny limit kwoty, wskazanie konkretnych sytuacji uprawniających do wypełnienia, obowiązek uprzedniego wezwania do zapłaty z określonym terminem oraz zobowiązanie do zwrotu weksla po rozliczeniu umowy. Warto też zapisać, w jakim terminie weksel wraca, bo jego pozostawanie u faktora po zakończeniu współpracy jest zobowiązaniem, o którym łatwo zapomnieć.

Umowa jest na czas nieokreślony. Czy to dobrze, czy źle?

Samo w sobie ani jedno, ani drugie, bo znaczenie ma okres wypowiedzenia i to, czy są opłaty za wcześniejsze zakończenie. Umowa bezterminowa z krótkim wypowiedzeniem jest zwykle korzystniejsza niż roczna z automatycznym przedłużeniem i wąskim oknem na rezygnację. Sprawdź dodatkowo, czy faktor też może wypowiedzieć umowę i z jakim wyprzedzeniem, bo krótki termin po jego stronie przy długim po Twojej jest asymetrią wartą wyrównania.

Przeczytaj też