Zator płatniczy. Co zrobić, kiedy kontrahent nie płaci w terminie

Zator płatniczy to sytuacja, w której firma jest rentowna na papierze i jednocześnie nie ma czym zapłacić ZUS. Pieniądze istnieją, tylko leżą na koncie kontrahenta, który ma jeszcze trzydzieści dni terminu albo już go przekroczył. To jest najczęstszy powód, dla którego zdrowe firmy wpadają w kłopoty.

Zanim zaczniesz szukać finansowania, warto wiedzieć, że przepisy dają Ci narzędzia, z których większość przedsiębiorców nie korzysta, bo o nich nie wie.

Mam przy tym temacie jedno spostrzeżenie z praktyki, które powtarzam każdemu klientowi. Przedsiębiorcy dzielą się z grubsza na dwie grupy: tych, którzy przy pierwszym opóźnieniu reagują w tym samym tygodniu, i tych, którzy czekają, bo „nie chcą psuć relacji". Ta druga grupa traci pieniądze prawie zawsze, i to nie dlatego, że kontrahenci są nieuczciwi. Po prostu w firmie, która ma za mało gotówki, zapłaci ten dostawca, który się upomina. Milczenie jest sygnałem, że możesz poczekać.

Ustawa, która działa na Twoją korzyść

Trzy rzeczy, które z tego wynikają w praktyce:

• Terminy zapłaty są ograniczone ustawowo. W transakcjach między przedsiębiorcami obowiązują maksymalne terminy, a szczególne ograniczenia dotyczą sytuacji, gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mniejszy. Zapis w umowie przewidujący termin ponad ustawowy limit może być nieskuteczny.
• Odsetki należą się z mocy prawa. Nie musisz ich zastrzegać w umowie ani o nich przypominać. Biegną od dnia następnego po terminie zapłaty.
• Rekompensata przysługuje automatycznie. Stała kwota za koszty odzyskiwania należności, naliczana od każdej opóźnionej transakcji, bez obowiązku udowadniania poniesionych kosztów.

Jak napisać wezwanie, które działa

Wezwanie do zapłaty nie ma ustawowego wzoru, więc decyduje treść, a nie forma. Z obserwacji: skuteczne wezwania są krótkie, konkretne i zawierają jedną rzecz, której brakuje w większości pism, czyli datę graniczną.

• Identyfikacja należności. Numer faktury, data wystawienia, kwota, termin płatności i liczba dni opóźnienia. Bez tego pismo trafia do kogoś, kto musi dopiero szukać w systemie, a to zawsze oznacza zwłokę.
• Wyliczone odsetki na konkretny dzień. Nie „wraz z odsetkami ustawowymi", tylko kwota na dzień sporządzenia pisma i informacja, że rosną dalej. Liczba działa, formuła prawna nie.
• Wskazanie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności z podaniem podstawy z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom. Dla działu finansowego jest to sygnał, że znasz przepisy.
• Termin i zapowiedź kolejnego kroku. Konkretna data oraz zdanie o skierowaniu sprawy na drogę sądową albo do windykacji po jej upływie. Zapowiedź bez daty jest pustą groźbą i tak bywa odczytywana.
• Dowód doręczenia. List polecony za potwierdzeniem odbioru albo e-mail na adres wskazany w umowie do doręczeń. To będzie załącznik w sądzie, jeśli sprawa tam trafi.

Jedna uwaga o tonie. Wezwanie ma być rzeczowe, nie agresywne, bo pismo napisane emocjonalnie daje drugiej stronie wygodny pretekst, żeby uznać sprawę za konflikt osobisty i przekazać ją prawnikowi zamiast do wypłaty. Suche wyliczenie faktów jest skuteczniejsze niż wykrzyknik.

Kolejność działań, która ma sens

Postępowanie upominawcze i nakaz zapłaty

Droga sądowa brzmi poważniej, niż jest w rzeczywistości, i przy bezspornych fakturach bywa znacznie prostsza, niż zakłada większość przedsiębiorców. Postępowanie upominawcze zostało zaprojektowane właśnie do takich spraw: sąd rozpoznaje je na posiedzeniu niejawnym, bez rozprawy, wyłącznie na podstawie dokumentów, które załączysz.

Dwie rzeczy, których warto się spodziewać. Po pierwsze, sprzeciw bywa składany wyłącznie dla zyskania czasu, nawet gdy dłużnik nie ma realnych zarzutów. Trzeba to wliczyć w kalkulację, bo wtedy zamiast kilku tygodni na nakaz masz miesiące na rozprawę. Po drugie, wygrany wyrok nie jest tym samym co odzyskane pieniądze. Jeżeli dłużnik nie ma majątku, egzekucja będzie bezskuteczna, a Ty zostaniesz z kosztami. Dlatego ocena wypłacalności dłużnika ma się odbyć przed złożeniem pozwu, a nie po.

Przy negocjacjach warto trzymać się dwóch zasad. Wszystko na piśmie, także ustalenia telefoniczne, potwierdzone choćby mailem, bo uznanie długu i harmonogram spłat mają wartość dowodową i przerywają bieg przedawnienia. I zawsze z terminem granicznym: „rozłożymy na raty, pierwsza do końca miesiąca, przy braku wpłaty wracamy do pełnej kwoty i kierujemy sprawę do sądu". Ugoda bez sankcji za jej niedotrzymanie to tylko odroczenie problemu.

Ulga na złe długi, czyli odzyskanie podatku zapłaconego od niezapłaconej faktury

Jest w tym mechanizmie coś szczególnie nieprzyjemnego: wystawiasz fakturę, kontrahent nie płaci, a Ty i tak odprowadzasz od niej VAT i podatek dochodowy, bo obowiązek podatkowy powstaje niezależnie od tego, czy pieniądze wpłynęły. Ustawodawca przewidział na to korektę i warto z niej korzystać, bo to realne pieniądze, a nie ulga symboliczna.

W VAT

Mechanizm nazywa się ulgą na złe długi i polega na tym, że po upływie określonego ustawą okresu od terminu płatności możesz skorygować podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego z tytułu niezapłaconej wierzytelności. Korektę robi się w deklaracji za okres, w którym upłynął ten termin, pod warunkiem że wierzytelność nie została zbyta ani uregulowana. Po stronie dłużnika ustawa przewiduje symetryczny obowiązek korekty podatku naliczonego, co jest jednym z powodów, dla których sama zapowiedź skorzystania z ulgi bywa skuteczna: dla kontrahenta oznacza ona konkretny skutek podatkowy.

Trzeba przy tym pamiętać o dwóch rzeczach. Ulga dotyczy wierzytelności, która nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie, więc sprzedaż faktury wyklucza korektę. Jeżeli po skorzystaniu z ulgi należność zostanie zapłacona, masz obowiązek korekty powrotnej i podatek wraca do rozliczenia.

W podatku dochodowym

Tu konstrukcja jest inna i działa na poziomie podstawy opodatkowania. Wierzyciel może zmniejszyć podstawę o wartość wierzytelności nieuregulowanej w terminie określonym w ustawie, a dłużnik ma odpowiadający temu obowiązek jej zwiększenia. Korekty dokonuje się przy zaliczkach i w rozliczeniu rocznym, a po zapłacie należności rozliczenie się odwraca.

Osobno istnieje ścieżka zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów jako nieściągalnej, ale ta wymaga udokumentowania nieściągalności w sposób wskazany w ustawie, na przykład postanowieniem organu egzekucyjnego o bezskuteczności egzekucji. To jest rozwiązanie na koniec drogi, nie na jej początku.

Kiedy finansowanie jest właściwą odpowiedzią

Finansowanie nie naprawia zatoru, tylko przesuwa moment, w którym masz gotówkę. To jest sensowne, kiedy problem jest strukturalny, a nie incydentalny:

• Długie terminy są standardem w Twojej branży i nie wynegocjujesz ich w dół. Wtedy faktoring jest po prostu kosztem prowadzenia działalności, który wliczasz w marżę.
• Rośniesz i zator rośnie razem z Tobą. Większa sprzedaż przy tych samych terminach oznacza więcej pieniędzy zamrożonych jednocześnie.
• Odbiorcy są wiarygodni, tylko wolni. Płacą, ale po swoim czasie. To modelowy przypadek dla faktoringu.

Faktoring jako narzędzie prewencyjne, nie ratunkowe

Warto odwrócić sposób myślenia o tym produkcie. Większość firm sięga po faktoring, gdy zator już jest, czyli w najgorszym możliwym momencie, bo wtedy rozmawia się pod presją i z gorszej pozycji. Tymczasem największą wartość ma on wtedy, gdy działa zanim problem wystąpi.

Trzy efekty prewencyjne, których nie widać w cenniku. Po pierwsze, faktor weryfikuje Twoich odbiorców, zanim zaczniesz ich finansować, a odmowa limitu na konkretny podmiot jest informacją, której sam byś nie zdobył. Po drugie, przy faktoringu jawnym pojawia się profesjonalny monitoring płatności: ktoś systematycznie pilnuje terminów, a to samo w sobie skraca opóźnienia, bo dział księgowości po drugiej stronie reaguje inaczej na instytucję niż na dostawcę. Po trzecie, wariant pełny przenosi ryzyko niewypłacalności odbiorcy, czyli zamienia niepewność w policzalny koszt.

Praktyczny wniosek: jeśli w Twojej branży długie terminy są normą, to umowa faktoringowa podpisana w spokojnym momencie i używana selektywnie jest tańsza i skuteczniejsza niż ta sama umowa negocjowana w tygodniu, w którym brakuje na wypłaty.

Jak zabezpieczać się umownie na przyszłość

Najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba prowadzić. Większość narzędzi opisanych poniżej nie kosztuje nic poza wpisaniem ich do umowy, a różnica w skuteczności jest zauważalna.

• Zaliczka albo przedpłata. Przy pierwszym zleceniu dla nowego kontrahenta to standard, nie brak zaufania. Jeżeli ktoś odmawia zaliczki przy pierwszej współpracy, jest to informacja o jego płynności, którą warto potraktować poważnie.
• Płatności etapowe powiązane z odbiorami. Przy dłuższych projektach rozbicie rozliczenia na etapy ogranicza maksymalną stratę do jednego etapu zamiast całego kontraktu i wymusza regularny kontakt o pieniądzach.
• Zastrzeżenie własności do czasu zapłaty. Przy dostawie towaru pozwala zachować prawo własności aż do uregulowania należności. Dla skuteczności wobec osób trzecich forma dokumentu ma znaczenie, więc zapis trzeba skonsultować.
• Odsetki umowne wyższe niż ustawowe. Ustawowe należą się z mocy prawa, ale umowne, w granicach dopuszczonych przepisami o odsetkach maksymalnych, działają bardziej odstraszająco.
• Prawo wstrzymania dalszych dostaw. Zapis, że przy opóźnieniu powyżej określonej liczby dni wstrzymujesz realizację bez konsekwencji, jest najsilniejszym narzędziem, jakie masz wobec kontrahenta, który nadal Cię potrzebuje.
• Zabezpieczenia osobiste i rzeczowe. Weksel in blanco z deklaracją wekslową, poręczenie wspólnika, gwarancja bankowa, kaucja. Przy większych kontraktach warto o nie prosić, a odmowa też jest odpowiedzią.
• Brak zakazu cesji. Jeżeli planujesz kiedykolwiek finansować wierzytelności, dopilnuj, żeby umowa nie wykluczała przelewu. Usunięcie takiego zapisu przy podpisywaniu umowy jest darmowe, późniejsze proszenie o zgodę bywa miesiącami korespondencji.

Sprawdzanie kontrahenta przed transakcją

Kwadrans przed podpisaniem umowy oszczędza miesiące po niej. Wszystkie poniższe źródła są publiczne albo tanie, a większość dostępna z przeglądarki.

• KRS i CEIDG. Czy podmiot istnieje, kto go reprezentuje, czy nie jest w likwidacji albo upadłości i czy osoba podpisująca umowę ma do tego umocowanie. Umowa podpisana przez osobę bez reprezentacji to problem, który ujawnia się dopiero w sądzie.
• Sprawozdania finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Spółki mają obowiązek ich składania i są jawne. Interesuje Cię kapitał własny, wynik i struktura zobowiązań, a także to, czy sprawozdanie w ogóle zostało złożone. Brak złożenia za ostatni rok jest sygnałem sam w sobie.
• Biała lista podatników VAT. Weryfikacja statusu i rachunku bankowego. Zapłata na rachunek spoza wykazu przy transakcjach powyżej progu ustawowego rodzi konsekwencje podatkowe po Twojej stronie, więc to nie jest formalność.
• Rejestry dłużników i biura informacji gospodarczej. Wpis oznacza, że ktoś już miał z tym podmiotem problem. Warto też sprawdzić Rejestr Dłużników Niewypłacalnych oraz Krajowy Rejestr Zadłużonych, gdzie widać postępowania restrukturyzacyjne i upadłościowe.
• Portal orzeczeń i wyszukiwarki spraw. Duża liczba spraw o zapłatę przeciwko kontrahentowi to wzorzec, a nie przypadek.
• Zwykły wywiad rynkowy. Pytanie innych dostawców z branży, jak ten podmiot płaci, bywa skuteczniejsze niż wszystkie rejestry razem i nic nie kosztuje.

Czego szukać w tych danych. Nie chodzi o wyrobienie sobie opinii o firmie, tylko o wychwycenie konkretnych sygnałów: zmiana zarządu lub adresu tuż przed transakcją, kapitał własny ujemny, brak złożonego sprawozdania, świeże wpisy do rejestrów dłużników, prośba o wydłużenie terminu przy pierwszym zamówieniu. Pojedynczy sygnał bywa przypadkiem, dwa albo trzy razem to powód, żeby zażądać zaliczki.

Windykacja własna czy zlecona

Do pewnego momentu windykację lepiej prowadzić samodzielnie i granica jest dość wyraźna.

Sam poradzisz sobie przy opóźnieniach świeżych, u kontrahentów, z którymi masz relację, i przy kwotach, przy których koszt zlecenia zjadłby korzyść. Pierwsze trzydzieści dni po terminie to teren, na którym najlepiej działa telefon do właściwej osoby i wezwanie z wyliczonymi odsetkami. Masz tu przewagę, której nie ma żadna firma zewnętrzna: możesz wstrzymać dostawy i jesteś dla kontrahenta potrzebny.

Zleć na zewnątrz, gdy opóźnienie przekracza kilka miesięcy, gdy kontakt się urwał, gdy dłużnik jest w innym mieście albo za granicą, a także gdy sprawa wymaga wiedzy prawniczej albo Twojego czasu w ilości, której nie masz. Windykacja zewnętrzna działa zwykle w dwóch etapach: polubownym, rozliczanym prowizyjnie od odzyskanej kwoty, i sądowo-egzekucyjnym, gdzie dochodzą koszty postępowania. Przy zlecaniu sprawdź trzy rzeczy: czy wynagrodzenie jest liczone od faktycznie odzyskanej kwoty, kto ponosi koszty sądowe przy bezskutecznej egzekucji i czy nie zobowiązujesz się do przekazania całego portfela należności.

Osobno istnieje sprzedaż wierzytelności, czyli zbycie długu za ułamek wartości. To rozwiązanie na sytuacje, w których wolisz zamknąć temat i mieć mniej, niż prowadzić postępowanie z niepewnym skutkiem. Zanim się na to zdecydujesz, sprawdź konsekwencje podatkowe, bo zbycie wierzytelności wyklucza skorzystanie z ulgi na złe długi w VAT.

Najczęstsze pytania

Czy mogę naliczyć odsetki, jeśli nie zapisałem ich w umowie?

Tak. W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami odsetki za opóźnienie należą się z mocy ustawy i nie wymagają zastrzeżenia w umowie ani wcześniejszego wezwania. Biegną od dnia następnego po upływie terminu zapłaty. Jedyne, co możesz stracić, to czas: im później je naliczysz, tym mniejsza kwota, bo liczy się je za okres opóźnienia.

Czy naliczenie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności zepsuje relację?

Rzadziej, niż się obawiasz, i to jest typowy lęk, który kosztuje przedsiębiorców realne pieniądze. Po drugiej stronie rekompensatę przyjmuje dział finansowy, dla którego jest to znana pozycja wynikająca z przepisu, a nie osobisty afront. Jeżeli relacja ma się załamać z powodu upomnienia się o ustawowo należną kwotę, to znaczy, że była oparta na Twojej gotowości do kredytowania kontrahenta za darmo.

Kontrahent prosi o wydłużenie terminu. Zgodzić się?

Zależy, czego dotyczy prośba. Jednorazowe przesunięcie przy stałym, wypłacalnym kliencie jest normalnym elementem współpracy i warto je potwierdzić na piśmie wraz z nową datą. Sygnałem ostrzegawczym jest prośba powtarzająca się, dotycząca rosnących kwot albo pojawiająca się tuż po złożeniu dużego zamówienia. Wtedy zamiast zgody zaproponuj harmonogram spłaty zaległości i wstrzymaj dalsze dostawy do czasu uregulowania, bo inaczej finansujesz cudzy problem z własnej marży.

Ile czasu mam na dochodzenie należności?

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się w terminie wskazanym w Kodeksie cywilnym, przy czym koniec biegu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Bieg przedawnienia przerywa między innymi wytoczenie powództwa oraz uznanie długu przez dłużnika, także w formie prośby o rozłożenie na raty. Dlatego warto zbierać pisemne potwierdzenia takich próśb, bo poza wartością dowodową odsuwają one termin.

Czy mogę sfinansować fakturę, która jest już po terminie?

Standardowo nie. Faktoring obejmuje wierzytelności niewymagalne, czyli takie, których termin jeszcze nie minął, bo istotą produktu jest przyspieszenie zapłaty, a nie przejęcie problemu. Faktury przeterminowane bywają obsługiwane w ramach windykacji albo sprzedaży wierzytelności, na zupełnie innych warunkach cenowych. To jest główny powód, dla którego umowę faktoringową warto mieć zanim zator się pojawi.

Kontrahent milczy i nie odbiera telefonów. Od czego zacząć?

Od sprawdzenia, czy firma nadal działa: KRS albo CEIDG, Krajowy Rejestr Zadłużonych, biała lista VAT. Jeżeli widać likwidację, upadłość albo restrukturyzację, tryb działania jest inny i zwykle wymaga zgłoszenia wierzytelności w postępowaniu w określonym terminie, którego przekroczenie bywa nieodwracalne. Jeżeli firma działa, wyślij wezwanie listem poleconym na adres z rejestru, bo od tego momentu liczy się skuteczne doręczenie, niezależnie od tego, czy ktoś odbiera telefon.

Przeczytaj też